Dokumentit ovat välttämätön ja tärkeä osa yritysten toimintaa. Tyypillisiä dokumentteja ovat mm. erilaiset raportit, kuitit, kokouspöytäkirjat, tietoturvaselosteet, käyttöturvallisuustiedotteet ja paloturvallisuuteen liittyvät dokumentit. Yritysten dokumentit voivat olla hajautettuna mm. paperisena arkistoon, sähköisenä intranettiin, sähköpostiin, pilvipalveluun tai tiedostopalvelimelle. Oikean dokumentin etsiminen on usein muistinvaraista ja hyödyllisten dokumenttien etsimiseen kuluu aikaa.
Dokumenttien hallintaan on kehitelty useita hyviä hallintajärjestelmiä, joilla voidaan pitää suuri määrä dokumentteja järjestyksessä. Rivit.fi kirjausjärjestelmää voidaan hyödyntää muiden dokumenttijärjestelmien yhteydessä parantamaan dokumenttien hallintaa tuotannolle.
Tiedostot ovat helposti jaettavissa niitä tarvitseville. 
Paperiset lomakkeet vievät varastointitilaa ja aikaa menee papereiden etsimiseen. 
Tiedostoja voidaan lukea eri laitteilla ja ovat näin aina saatavilla.
Dokumenttien hallinta Rivit.fi avulla
Rivit.fi kirjausjärjestelmällä pidetään tarvittavat dokumentit järjestyksessä ja tiedot ovat helposti niitä tarvitsevien saatavilla. Kirjausjärjestelmällä voidaan esimerkiksi jakaa työntekijöille tarvittavat dokumentit kuten käyttöohjeet, turvallisuustiedotteet ja esimerkiksi viikkokokouksen muistiinpanot.
Kirjausjärjestelmään voidaan lajitella dokumentteja eri ryhmiin kuten käyttöohjeet, turvallisuusdokumentit ja hinnasto. Ryhmien alle voidaan lajitella eri osioon esimerkiksi turvallisuuden alle käyttöturvallisuustiedotteet, paloturvallisuus, turvallisuusasiakirjat jne. Dokumenttien tarkastelu on kätevää suoraan käytettävältä laitteelta. Rivit.fi kirjausjärjestelmällä voidaan esikatsella pdf ja kuvatiedostoja.
Rivit.fi kirjausjärjestelmällä voidaan antaa käyttöoikeuksia valituille ryhmille, joten oikeat tiedostot ovat niitä tarvitsevien nähtävillä. Ohjelma on reaaliaikainen, joten jakaminen on nopeaa ja vaivatonta. Tiedostojen lisäksi voit liittää myös kuvia järjestelmään esimerkiksi tukemaan käyttöohjeita.
Sähköisen järjestelmän hyödyt
Sähköisesti tallentamisesta on monta etua ja hyötyä verrattuna paperisiin dokumentteihin. Dokumenttien lisääminen järjestelmään tarjoaa tarpeelliset dokumentit työntekijöiden tarkasteltavaksi, jolloin aikaa ei mene kansioita selatessa. Sähköiseen järjestelmään on myös helppo lisätä uusi päivitetty dokumentti, jolloin ohjeet ovat ajantasalla.
Sähköiseen järjestelmään kirjataan yleensä tiedot määritellyn pohjan mukaisesti, jolloin mikään tieto ei jää merkkaamatta. Tiedon jakaminen myös kollegoille tai asiakkaalle on nopeaa ja kätevää. Kun dokumentit ovat sähköisenä ne eivät vie pöytätilaa tai vaadi omaa varastotilaa yrityksen tiloissa eikä sähköisen dokumentin muste haalene. Sähköisessä tallentamisessa ydinasiana on, että dokumentit ovat varmuuskopioituna ja palautettavissa, jos jotain sattuu. Hukattua tai pilaantunutta paperia tai lomaketta voi olla mahdoton saada enää takaisin.
