Yrityksillä on useita eri kohteita, joissa edelleen kirjataan tiedot paperille tai lomakkeisiin. Kohteet voivat olla tuotannon päiväkirjamerkintöjä, huoltohavaintoja, työtapaturmien kirjauksia, kiinteistöhuollon kirjauksia, varastonseurantaan, merkintöjä poikkeuksista tai yrityksen ostotarpeita. Kirjausten sähköistämisellä voidaan vähentää paperinpyörittelyä ja kehittää yrityksen toimintaa. Sähköinen kirjausjärjestelmä on reaaliaikainen, helppokäyttöinen, dataa keräävä ja helposti jaettavissa työntekijöiden kanssa.
Sähköinen kirjausjärjestelmä pysäyttää turhan paperinpyörittelyn. 
Sähköinenkirjausjärjestelmä toimii eri laitteilla ja se voi olla myös reaaliaikainen. 
Sähköisesti tallentaessa tiedot ovat varmuuskopioituna pilvipalveluun ja palautettavissa tarvittaessa.
Irti paperista
Sähköisessä tallentamisessa ydinasiana on, että tehdyt työt ja tulokset ovat varmuuskopioituna ja palautettavissa, jos jotain sattuu. Paperiset lomakkeet tai muistikirja voivat hukkua, tahriintua tai kärsiä ympäristöstä sekä useinmiten merkinnät vain heitetään pois, kun työ on valmis ja hyväksytty. Sähköisesti tallentamisesta on myös monta muuta etua ja hyötyä verrattuna paperisiin lomakkeisiin ja täytettäviin kirjoihin. Sähköiseen tallenteeseen kirjataan yleensä määritellyn pohjan mukaisesti, jolloin mikään tieto ei jää merkkaamatta. Sähköiseen kirjausjärjestelmään on myös helppo lisätä uusi merkintä, jolloin tärkeä tieto ei jää vain muistin varaan tai epämääräiselle muistilapulle. Kirjausjärjestelmä on myös reaaliaikainen, jolloin voidaan helposti tarkastaa onko työ jo tehty.
Sähköinen kirjausjärjestelmä ei tarvitse arkistotilaa työympäristössä, eikä merkintöjen käsialasta tai haalistuneesta musteesta tarvitse arvuutella. Myös epäselvyys ja virheetkin vähentyvät. Arkistoitavat dokumentit ja käyttöohjeet löytävät omat paikkansa sähköisestä kirjausjärjestelmästä, jolloin paperisia kansioita ei tarvitse metsästää ja selata. Myös dokumenttien päivitys on helppoa sähköiseen järjestelmään ja tuoreet ohjeet ovat työntekijöiden saatavilla.
Datan kertyminen
Sähköinen kirjausjärjestelmä tallentaa tärkeän datan pilvipalveluun, jolloin se on varmuuskopioituna ja aina saatavilla. Kerättyä dataa voidaan tilastoida ja sen avulla kehittää toimintaa ja tuottavuutta. Datasta usein huomataan toistuvat virheet ja epäkohdat, joihin voidaan puuttua. Sähköisestä tallenteesta myös töiden tulosten vertailu ja analysointi käy kätevästi ja pienetkin heitot tuloksista ei jää näkemättä. Tiedon jakaminen myös kollegoille on nopeaa ja kätevää.
Esimerkkitapaus:
Analyysi antaa toistuvasti poikkeavaa tietoa esimerkiksi tietyillä aamuvuorolla. Suurta määrää dataa ja erilaisia merkintöjä voidaan helposti käsitellä ja etsiä syitä. Esimerkiksi datasta voitaisiin nähdä, että ennen kyseistä aamuvuoroa on suoritettu analyysi liuos B:lla. Huomataan, että liuos B analyysin jälkeisten muiden aineiden analysointien arvot eroavat myös normaalista. Liuos B ei ole joko puhdistautunut analysaattorista kunnolla tai sovellu kyseiseen analysaattoriin. Vaihtoehtona yritykselle on mm. neutraloida analysaattori vähintään kahteen kertaan kyseisen liuoksen jälkeen tai hankkia liuokselle oma soveltuvampi analysaattori.
Rivit.fi
Rivit.fi on yksinkertainen, kevyt ja käyttäjäystävällinen kirjausjärjestelmä, jota hyödyntämällä voit tallentaa pilvipalveluun tärkeää dataa omaa käyttöä ja kehitystä varten. Rivit.fi järjestelmä voidaan muokata ERP-yhteensopivaksi tai Rivit.fi:stä voit myös tuoda kerätyt tiedot esimerkiksi Exceliin analysoitavaksi.
Rivit.fi kirjausjärjestelmässä on yksinkertainen rakenne, joka on helposti muokattavissa täyttämään tarpeet. Rivit.fi koostuu kolmesta päätyypistä, joita nimeämällä, muokkaamalla ja lisäämällä saadaan toimiva yhdistelmä aikaan. Päätyypit ovat lista, tiedostolista ja loki.
Lista
Listaan voidaan kirjata mm. päiväkirjat, varasto-otot ja ajot. Listaan voidaan merkitä eri tietoja kuten valintalista, tekstiä, aikaleima, vapaakenttä ja kuittaus.
Tiedostolista
Tiedostolistaan voidaan puolestaan lisätä dokumentit, käyttöturvallisuustiedotteet, pelastussuunnitelmat ja muut tarvittavat tiedostot. Tiedostolistasta voidaan esikatsella pdf ja kuvatiedostoja suoraan järjestelmässä, mutta myös muita tiedostotyyppejä voidaan tallentaa ohjelmaan.
Loki
Lokiin voidaan kirjata toistuvat määräajassa hoidettavat tiedot kuten huoltokohteet ja jatkuvatoimiset analyysit. Lokiin voidaan asettaa myös mm. viitearvot analysoinneille, ohjekirjat tietylle huollolle ja hälytysvälit.
Rivit.fi on yksinkertainen, mutta monipuolinen kirjausjärjestelmä, jonka avulla voit seurata ja kehittää toimintaasi.
