Ostotarpeita ovat esimerkiksi keskusvarastosta tilattavia tuotteita kuten kumihanskoja, tulostuspaperia ja muita kulutustavaroita. Yleisesti ostotarpeet kirjataan paperille tai vihkoon ja tuotteet tilataan sitten päivän päätteeksi. Ostotarpeet saattavat olla myös osana varastonhallintajärjestelmää. Yleensä paperille kirjatut loppuvat tuotteet syötetään varastonhallintajärjestelmään päivän tai viikon päätteeksi. Tästä saattaa aiheutua tavaroiden keskenloppumista, kalliita pikatoimituksia tai työntekijä lähtee hakemaan tavaraa eli työn keskeytymistä.
Varastojen optimointi on kannattavaa. Liian suuri varasto vain sitoo pääomaa. 
Tarpeellisia suojavälineitä ja materiaaleja on hyvä olla riittävästi ja tilata ajoissa lisää, ettei työ keskeydy. 
Suojavarusteiden loppuminen on turvallisuusriski ja voi johtaa myös työnseisaukseen.
Ostot Rivit.fi avulla
Rivit.fi kirjausjärjestelmä tarjoaa ostotarpeiden kirjauspaikan, johon loppuneen tai pian loppuvan tuotteen lisääminen on vaivatonta ja helppoa. Rivit.fi kirjausjärjestelmä on reaaliaikainen ja tiedot ovat helposti niitä tarvitsevien saatavilla. Rivit.fi kirjausjärjestelmässä voidaan myös kuitata tilaukset lähteneiksi tai saapuneiksi. Rivit.fi kirjausjärjestelmään voidaan lisätä myös kuva tai tiedosto tilattavasta tuotteesta, jolloin ei vahingossa tule tilattua väärää tuotetta. Tuote voidaan tilata myös QR-koodilla. Rivit.fi kirjausjärjestelmällä voidaan lisäksi katsella pdf ja kuvatiedostoja.
Rivit.fi kirjausjärjestelmää voidaan hyödyntää myös muihin tarkoituksiin kuten tuotannon tai laboratorion päiväkirjoissa, läheltä-piti-ilmoituksissa, huollossa, varastonseurannassa ja dokumenttien hallinnassa. Kun tiedot ovat sähköisessä muodossa voidaan tietoja voidaan myös yhdistää esimerkiksi toistuvan vian tutkimisessa.
Sähköisen järjestelmän hyödyt
Sähköisesti tallentamisesta on monta etua ja hyötyä verrattuna muistilappuihin tai lomakkeisiin. Sähköiseen järjestelmään on helppo lisätä uusi merkintä, jolloin tärkeä tieto ei jää vain muistin varaan tai epämääräiselle muistilapulle. Tilattua tuotteita voidaan myös tilastoida, jolloin voidaan ennakoida tai automatisoida tuotteiden tilaukset.
Sähköiseen järjestelmään kirjataan yleensä tiedot määritellyn pohjan mukaisesti, jolloin mikään tieto ei jää merkkaamatta. Tiedon jakaminen myös kollegoille tai keskusvarastoon on nopeaa ja kätevää. Kun tiedot ovat sähköisenä ne eivät vie pöytätilaa tai vaadi omaa varastotilaa yrityksen tiloissa. Sähköisessä tallentamisessa ydinasiana on, että tiedot ovat varmuuskopioituna ja palautettavissa, jos jotain sattuu. Hukattua tai pilaantunutta paperia tai lomaketta voi olla vaikea saada enää takaisin.
