Poikkeuksilla tarkoitetaan mm. virheitä tuotannossa, epäonnistuneita työtehtäviä ja muita arjesta poikkeavia asioita. Useimmissa yrityksissä poikkeuksia ei merkitä ylös, vaan ainoastaan työ tehdään uudelleen ja mainitaan asiasta eteenpäin jos muistetaan. Tyypillisesti myös virheitä peitellään ja koitetaan korjata asia kenenkään huomaamatta, mikäli toimivaa tapaa asioiden kirjaamiselle ei ole. Tämä vie työaikaa ja erityisesti toistuviin virheisiin voitaisiin puuttua muuttamalla toimintamallia tai investoimalla toimivampiin työvälineisiin.
Esimerkiksi tuotteissa ilmenee toistuvasti sävyeroja, jotka johtavat tuotteiden hylkäämiseen. Mikäli poikkeuksia on listattuna voidaan niitä apuna käyttäen miettiä kannattaako esimerkiksi väriaineen laadunvalvontaa lisätä. Selkeät poikkeusten merkinnät tukevat näin myös tulevia hankintoja.
Laadunvalvonnassa havaitaan ja hylätään poikkeamia. 
Poikkeuksien kirjaamisella havaitaan toistuvat poikkeamat. 
Poikkeuksia on erilaisia kuten värieroja, halkeamia ja muotoeroja.
Poikkeuksien merkintä Rivit.fi avulla
Rivit.fi kirjausjärjestelmä tarjoaa työntekijöille oman poikkeuksien kirjauspaikan, jolloin lisääminen on vaivatonta ja helppoa sekä kannustaa työntekijöitä ilmoittamaan poikkeukset. Rivit.fi kirjausjärjestelmä on reaaliaikainen ja tiedot ovat helposti niitä tarvitsevien saatavilla. Poikkeuksien tarkastelu on kätevää suoraan käytettävältä laitteelta. Rivit.fi kirjausjärjestelmään voidaan lisätä myös kuva poikkeuksesta, jolloin poikkeama ei jää epäselväksi. Rivit.fi kirjausjärjestelmällä voidaan lisäksi katsella pdf ja kuvatiedostoja.
Rivit.fi kirjausjärjestelmää voidaan hyödyntää myös muihin tarkoituksiin kuten tuotannon tai laboratorion päiväkirjoissa, läheltä-piti-ilmoituksissa, huollossa, varastonseurannassa ja dokumenttien hallinnassa. Kun tiedot ovat sähköisessä muodossa voidaan tietoja voidaan myös yhdistää esimerkiksi toistuvan vian tutkimisessa.
Sähköisen järjestelmän hyödyt
Sähköisesti tallentamisesta on monta etua ja hyötyä verrattuna muistilappuihin tai lomakkeisiin. Sähköiseen järjestelmään on helppo lisätä uusi merkintä, jolloin tärkeä tieto ei jää vain muistin varaan tai epämääräiselle muistilapulle.
Sähköiseen järjestelmään kirjataan yleensä tiedot määritellyn pohjan mukaisesti, jolloin mikään tieto ei jää merkkaamatta. Tiedon jakaminen myös kollegoille on nopeaa ja kätevää. Kun tiedot ovat sähköisenä ne eivät vie pöytätilaa tai vaadi omaa varastotilaa yrityksen tiloissa. Sähköisessä tallentamisessa ydinasiana on, että tiedot ovat varmuuskopioituna ja palautettavissa, jos jotain sattuu. Hukattua tai pilaantunutta paperia tai lomaketta voi olla vaikea saada enää takaisin.
